Arve vormistamisest arvestades kohtupraktikat

Juhtum: Firma “A” on saanud Firmalt “B” arvet summas 10000 eurot + 2000 eur käibemaks. Arve peale on märgitud “Transporditeenus”. Pärast Maksuameti kontrolli oli sunnitud Firma “A” tagastama 2000 eurot käibemaksu ning lisaks tasuma tulumaksu ettevõtlusega mitteseotud kuludelt 3000 eur. Ebameeldiv üllatus siis kokku summas 5000 eurot. Põhjus – ebakorrektselt vormistatud algdokument.

Olles müüja või ostja, kui tihti kontrollid Sa arve ja algdokumendi korrektsust? Millele tuleb pöörata tähelepanu?

Alustame sellest, et raamatupidamise algdokument on erakorraliselt oluline majandustehingu toimumist kinnitav tõend. Raamatupidamise algdokument ei ole alati seotud ostu või müügiga, seega on see väga laia sisuga. Arve aga puudutab vaid ostu- ja müügitehinguid ning on ka algdokument.

Müügiarvet saab esitada vaid juriidiline isik. Olles maksukohustuslane, ona ta kohustatud kauba võõrandamisel või teenuse osutamisel seda tegema 7. päeva jooksul. Ettemaksu korral tuleb arve esitada 7. päeva jooksul alates laekumisest. Kauba ühendusesisese käibe korral või teise liikmesriigi maksukohustuslasele teenuse osutamisel tuleb arve väljastada kauba lähetamisele või kättesaadavaks tegemisele või teenuse osutamisele järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks.

Raamatupidamise seadus, Äriseadustik ja Tarbijakaitseseadus nõuavad, et arvel oleksid märgitud:
1. Majandustehingu toimumisaeg, ehk kauba müügi või teenuse osutamise kuupäev
2. Majandusliku sisu kirjeldus, ehk kauba või teenuse nimetus või kirjeldus
3. Iga kauba või teenuse kogus, hind ning tasutud summa
4. Arve number
5. Tehingupoolte andmed: äriregistrikood, ärinimi, tegevuskoha aadress

Käibemaksukohustuslasest tehingu osalistele lisanduvad arve esitamisel ka Käibemaksuseaduse nõuded:
6. Arve väljastamise kuupäev (mis võib erineda tehingu toimumisajast)
7. Müüja ja ostja maksukohustuslasena registreerimise numbrid
8. Kauba või teenuse osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see erineb arve väljastamise kuupäevast
9. Kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud
10. Maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa
11. Tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Käibemaksusumma märgitakse eurodes.

Teatud tehingute puhul tuleb arvele täiendavalt märkida ka viide kas KMS vastavale sättele või käibemaksudirektiivi sättele. Viited on vajalikud näiteks maksuvaba käibe ja nullmääraga maksustatava käibe puhul, ühendusesiseste tehingute puhul ja erikordade rakendamisel. Eriti mugav on kasutada maksuameti lehel olevat tabelit, kus on ära toodud arvele märgitavad viited vastavalt käibemaksuseaduse § 37 lõikele 8. https://www.emta.ee/…/tu…/kaibemaksuseaduse-selgitused/arved

On olemas ka lihtsustatud arved, mida väljastatakse näiteks reisijateveo teenuse osutamisel või parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali jms aparaatide kaudu. Lihtsustatud arvele tuleb märkida vähemalt arve väljastamise kuupäev, maksukohustuslase nimi ja maksukohustuslasena registreerimise number, kauba või teenuse nimetus või kirjeldus ning maksustatav summa ja tasumisele kuuluv käibemaksusumma. Maksukohustuslane, kellele väljastatakse lihtsustatud arve, on kohustatud sellele arvele märkima oma nime ja maksukohustuslasena registreerimise numbri.

Kõik arvetele esitatavad nõuded on selged ja must valgel kirjas. Miks siis tekitavad ebakorrektsed arved maksumaksjatele nii palju arusaamatusi ja ebameeldivusi? Tulenevalt kohtupraktikast probleem seisneb tavaliselt kas arve vormistamises või tehingu tõendamises. Seega toon välja veel mõningaid näpunäited, mis aitavad arvetega seotud riske maandada:
1. Kõik! kohustuslikud rekvisiidid peavad olema märgitud.
2. Paljudel juhtudel et tehingut tõendada ei piisa vaid arvest. Algdokument võib koosneda arvest, lepingust, saatelehest ja panga väljavõttest.
3. Teenuse saamise tõendamist aitab dokumenteerimine, mida tavaliselt ei tehta.
4. Ainult teenuse üldnime märkimisest ei piisa, näteks “remonditööd” või “transporditeenused”. Arvele tuleks märkida ka viide dokumendile, kus on toodud piisavalt üksikasjalik kirjeldus ja arvandmed et oleks võimalik teenust indentifitseerida ja kontrollida selle saamist.
5. Kauba või teenuse üleandmise päeva märkimine tihtipeale puudu, ei maksa seda unustada.

Algdokumentide teema on kindlasti üks põhiteemasid nii raamatupidaja, kui ka audiitori jaoks. Me suhtume sellesse tõsiselt igapäevaselt ja teostame pidevat kontrolli algdokumentide üle. Vahest võib aga olla juba hilja, seega on hea, kui ka ettevõtja tasemel on antud asi klaar.

Ülevaadet koostas:
Natalia Gorpinchenko  | Accountex OÜ