Транспортный вопрос — использовать автомобиль работодателя или личный транспорт для предпринимательских целей?

Есть несколько вариантов решения транспортного вопроса:
• У компании есть служебный автомобиль
• Личный автомобиль сотрудника используется для рабочих целей
• Сотрудник арендует/предоставляет бесплатное пользование своим автомобилем своей компании в рабочее время

1. Когда фирма владеет служебным транспортом
Представим идеальную ситуацию, когда у компании есть собственный автомобиль, который содержится на стоянке работодателя после рабочего дня, автомобиль отслеживается с помощью дневника поездок GPS (соблюдается обязательство доказательства). Департамент шоссейных дорог также проинформирован, и в регистре сделана соответствующая отметка о том, что на данном транспорте не производится личных поездок. В этом случае для компании не возникает дополнительного налогового бремени в виде спецльгот и НДС подлежит полному возмещению. Одно из раннее описанного следует точно — дневник поездок еще долго не будет потерян.

В случае, если служебный автомобиль всё же может использоваться для частных поездок, в любом случае возникает спецльгота, расчёт которой производится исходя из киловатт. Это означает, что получение блага не зависит от того, сколько километров вы проезжаете на служебном автомобиле, а образуется в зависимости от мощности автомобиля. По закону цена специальной льготы на новый легковой автомобиль составляет 1,96 евро за кВт в месяц, а на легковой автомобиль старше 5 лет — 1,47 евро за кВт в месяц. Это относится к легковым автомобилям.

Для микроавтобусов существует три варианта налогообложения спецльготы: аренда на основании рыночной стомости, разница между рыночной стоимостью аренды и дисконтной ценой или цены, рассчитанной на основании мощности двигателя легкового автомобиля и его возраста. Таким образом, довольно часто в случае с микроавтобусами можно найти более льготный вариант использования служебного транспорта.

Расходы на перевозку работников между местом их проживания и местом работы не считаются специальной льготой, если использование общественного транспорта не обеспечивает преодолевание данного растояния в разумный срок и с разумными затратами, или если работник-инвалид не может пользоваться общественным транспортом или его использование вызывает значительное ухудшение мобильности и работоспособности работника.

Аналогичным образом, для работодателя специальной льготой не является расход на транспортировку работника между местом проживания и местом работы, если работник находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы, или если работодатель организует перевозку на автомобиле, имеющем не менее восьми мест, или на автобусе.

2. Использование личного автомобиля для деловых поездок
Компенсация предназначена за использование личного транспортного средства. На данный момент этот способ является одним из самых выгодных вариантов для работодателя. Компенсация выплачивается за километр пути согласно дневнику поездок. Возмещению подлежит до 30 центов за километр, но не более 335 евро за календарный месяц. Данная сумма относится к одному работодателю/компании, и не имеет значения, является ли автомобиль собственностью работника. Многие компании продают служебные автомобили (по рыночной цене) своим сотрудникам и в дальнейшем выплачивают им компенсацию за использование личного транспорта. Порядок выплаты компенсации не регламентируется, таким образом, работнику может быть выплачена одна сумма по итогам всего года. Если работнику возмещаются другие расходы на автомобиль, такие как топливо или ремонт автомобиля, их стоимость также входит в ежемесячную норму 335 евро. Помимо компенсации за использование личного транспорта, работнику может быть компенсирована оплата парковки автомобиля без необходимости вести дневник поездок.

Документы, необходимые для компенсации за использование личного транспортного средства:
• Решение Правления с указанием: имени и фамилии получателя компенсации, размера и периода, за который компенсация должна быть возмещена.
• Копия свидетельства о регистрации автомобиля
• Дневник поездок, чаще всего ведётся в Excel и должен содержать: имя и фамилию лица, использующего автомобиль, регистрационный номер автомобиля, показания одометра в начале и конце каждой поездки, общее количество километров за период, дату и цель поездки.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля подлежит декларированию в INF 14 к 1 февраля следующего календарного года. Данная декларация даёт Налоговому департаменту более полный обзор доходов физического лица за год.

3. Аренда частного автомобиля на рабочее время
При заключении узуфрукта или договора аренды, личный автомобиль передается компании на рабочее время. Важно помнить, что в течение этого времени автомобиль становится служебным автомобилем, и, если в течение рабочего совершается поездка в личных целях, то уплате подлежит специальная льгота, рассчитанная на основании мощности двигателя легкового автомобиля. Этот вариант также требует очень точного учета расходов, связанных с транспортным средством, поскольку все они должны распределяться пропорционально. В этом случае расходы не могут быть полностью отнесены на счет компании.

Автомобиль работодателя и НДС
В данной части важно напомнить о так называемом правиле «двух лет», которое возникает при при покупке автомобиля фирмой. Если автомобиль приобретен только для коммерческого использования, что может быть подтверждено в течение следующих двух лет, организацией может быть зачтён входной НДС в размере 100%. Если же имеет место возникновение хотя бы одной частной поездки, право на зачёт входящего НДС автоматически снижается до 50%, как при покупке автомобиля, так и при эксплуатационных расходах. Это означает, что входящий НДС, зачтённый во время покупки легкового автомобиля, должен быть уменьшен либо в декларации по НДС за месяц, в котором он был продекларирован, либо в январской декларации следующего года. Всё это независимо от пропорции использования данного автомобиля на протяжении всех двух лет — такое наказание.

Интересная тема, которая для многих требует немного большего освещения. При возникновении дополнительных вопросов, мы всегда готовы помочь.

Обзор составила:
Наталия Горпинченко | Accountex OÜ